In tijden waarop alles zo snel verandert en we zo hard moeten inspelen op alles wat op ons af komt is het een kwestie van juiste keuzes maken om je kop boven water te kunnen houden. We hebben allemaal een overvolle mailbox, eindeloos veel zaken waar we aan moeten denken en niet mogen vergeten, zowel thuis als op het werk… en dan zouden we soms ook nog eens tot creatief werk willen komen.

Hmmm de juiste keuzes maken dus,… maar hoe doe je dat als er altijd maar nieuwe zaken bijkomen en je zoveel bordjes tegelijk moet hoog houden? Het is een kwestie van overzicht kunnen krijgen, afstand kunnen nemen, je hoofd leeg kunnen maken. We willen graag tijd maken om onze persoonlijke doelen duidelijk te stellen, om zin te geven aan hetgeen we doen. Maar op het eind van de dag lijkt het steeds alsof we héél veel bezig zijn geweest, maar niets fundamenteels hebben verricht.

Persoonlijke werkorganisatie

Met wat er nu voor ons ligt aan technologische, klimatologische, sociale, economische uitdagingen, wordt het des te belangrijker om tijd en ruimte te maken voor zingeving en reflectie. We moeten echt anders gaan samenwerken. Maar ook om dit vorm te geven moeten we tijd kunnen maken, de juiste prioriteiten stellen.

Maar hoe dan wel? Het boek ‘Getting things done’ van David Allen heeft me hier destijds een heel eind mee op weg gezet. Ik leerde het boek kennen tijdens een opleiding persoonlijke werkorganisatie door Lotte Van Meirvenne bij Möbius Business Redesign. In deze opleiding kwamen de basisprincipes al aan bod, daarna heb ik me verder verdiept in het boek.

De principes uit dit boek zijn zo eenvoudig dat het eigenlijk bizar is dat ze niet overal als standaard in bedrijven worden toegepast of meegegeven worden in je opleiding. Mij heeft alleszins niemand ze ooit verteld. Het boek valt onder het genre ‘zelfhulpboek’. Ja, zo gaat dat in deze wereld, hetgeen onze zelforganisatie en de manier waarop we samenwerken aangaat, moet je over het algemeen zelf ontdekken en dan veronderstellen we maar dat ook iedereen er dergelijke praktijken op nahoudt… niet dus, volgens mijn bescheiden mening. Slechts enkelen ontwikkelen dit uit zichzelf, de meesten onder ons worden bedolven onder de massa aan info die over ons heen stroomt.

Onze hersenen… een geest als water.

De stelling van David Allen dat onze hoofden of hersenen niet gemaakt zijn om áán dingen te denken, maar om óver dingen te denken, kwam bij mij erg hard binnen. Weer zoiets, waarvan je, nadat je het eenmaal hebt gehoord, zegt, logisch, natuurlijk, klopt helemaal! Maar waar ik me voorheen toch steeds op betrapte en het als een issue zag. Onze hoofden zijn dus eigenlijk uiterst slecht of helemaal niet ontworpen om dingen te onthouden. Mja, dat herkende ik dus wel. Daarom wil ik hier in deze post graag een aantal basisprincipes uit het boek met jullie delen. Gewoonweg omdat het, volgens mij, de basis zou moeten zijn voor alles wat we doen.

Zoals ik al schreef is het idee eenvoudig… verzamel alles wat in je hoofd zit op één plaats (je inbox dus) en sorteer het vervolgens naar een betrouwbare plaats waar je zeker bent dat je het zal tegenkomen of kan terugvinden wanneer je het nodig hebt. Eenmaal je zeker bent dat alles op die veilige plaats zit, krijgt je hoofd ruimte om creatief aan de slag te gaan. Als ik het me goed herinner wordt het in het boek een ‘geest als water’ genoemd. Gelukkig is er voor dit verzamelen vandaag heel wat technologie voorhanden, maar als je dit op een old-school manier met mappen en of sorteer-bakjes wil doen, kan dat natuurlijk ook.

Een systeem vinden en volhouden.

Een eenvoudig principe dus, maar het systematisch toepassen en hierin een systeem vinden dat voor jou werkt is dan weer wat anders. Dat vraagt een maand of drie en daarna een voortdurend aanpassen en bijwerken van je methode. Persoonlijk werk ik zelf met de Microsoft 365 oplossingen waar ik met behulp van een aantal Macro’s ervoor zorg dat ik met één klik een taak kan maken van een mail, met daarin een kopie van de mail, automatisch een due-date stel binnen twee weken, een reminder binnen een week en een categorie kan meegeven met betrekking tot het project waartoe de taak behoort. Met de To do app kan je dan makkelijk kiezen welke taken je die dag op de voorgrond plaatst en ze afvinken wanneer ze zijn uitgevoerd.

David Allen suggereert ook om taken te sorteren per hoeveelheid werklast. Zelf heb ik hier minder nood aan, maar als dat voor jou werkt kan het wel zijn dat dit het makkelijker maakt om te kiezen welke taken je op welk moment aanpakt. Eat that frog of de grote keien eerst zijn zeker goede stellingen. Ook kan het handig zijn om op momenten dat je maar een beetje tijd hebt makkelijke de kleine taken kan terugvinden die je snel even tussendoor kan doen.

Je inbox.

Maar goed, om te beginnen is het doel dus om je inbox steeds zo leeg mogelijk te krijgen en de taken die hierin zitten in een ordelijk systeem te steken waarop je kan vertrouwen. Dit is erg belangrijk! Zolang je taken op een hoop liggen in je inbox kent je hoofd geen rust, want dan ben je niet zeker of je geen belangrijke dingen over het hoofd ziet, vergeet, nog niet gezien hebt. Het is dit vrij maken van je hoofd dat je geest de mogelijkheid biedt om in een creatieve vibe te komen. Zolang we steeds maar dingen moeten onthouden, bang moeten zijn dat we iets vergeten, wordt dit erg moeilijk.

Hieronder dan een visual van het sorteerprincipe. Ik heb het schema uit het boek een beetje aangepast op basis van een slide uit de opleiding van Möbius.

De eerst volgende actie bedenken.

Het volgende belangrijke principe staat eigenlijk ook al in bovenstaand schema en is denken in een eerstvolgende actie. Hak de olifant in stukken en bepaal welk stuk je als eerste moet opeten. Beschrijf dan deze taak zo helder mogelijk, zodat je de volgende keer dat je ze tegenkomt niet opnieuw moet nadenken wat er nu juist moest gebeuren. Want de belangrijkste stelregel boven alles: we proberen alles maar één keer te doen. We willen dus dat het ten alle tijden duidelijk is wat het eerstvolgende is dat we moeten doen om met een bepaalde taak vooruitgang te boeken. Vaak blijft het werk op de hoop liggen en hebben we het al vier keer of meer bekeken vooraleer we ermee aan de slag gaan. Dat is verspilde tijd en energie die je had kunnen steken in… om het even wat jij liever doet.

Hetzelfde geldt voor vele zaken! De reflex om de de eerst volgende actie duidelijk te krijgen is cruciaal. Verlaat daarom nooit meer een meeting waarbij de eerstvolgende actie niet duidelijk is en wie die wanneer gaat uitvoeren. Ik heb alvast al vele meetings meegemaakt waarbij dat alleszins niet duidelijk was.

Het boek biedt nog meer handige tips & tricks, bijvoorbeeld een heel makkelijke, no nonsense manier van kijken naar projecten, maar dat doe ik misschien in een latere post nog wel eens uit de doeken. Of schaf het boek misschien even aan. Het is heel makkelijk geschreven en erg leuk om te lezen. Alvast veel plezier ermee!